Zehn Bausteine für den Personalalltag in der Gastronomie – vom Dienstplan bis zum Monatsabschluss. Stand: Oktober 2026. Was als Nächstes kommt, steht in der Roadmap.
Planen Sie die Woche mit Vorlagen, kopieren Sie die Vorwoche und veröffentlichen Sie mit einem Tipp. Was sich danach ändert, wird protokolliert.
Vorlagen für wiederkehrende Schichten, Bedarf je Wochentag und Bereich – zum Beispiel Küche und Service
Veröffentlichung mit Versionen: nachvollziehbar, wer welchen Stand wann gesehen hat
Regelprüfung mit Ampel und Begründung: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten, Nachtarbeit, freie Sonntage
Mindestlohn, Minijob-Jahresgrenze, kurzfristige Beschäftigung und Jugendarbeitsschutz
Eine rote Ampel sperrt das Einteilen – „trotzdem“ geht nur bewusst und wird festgehalten
02
Besetzung und Einbuchen
Ihr Team gibt vier Wochen im Voraus an, wann es kann, und bucht sich selbst in offene Schichten ein. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Zeiten freigeben je Zeitfenster oder „kann nicht“ – am Handy, in Sekunden
Einbuchen in freie Plätze, Annehmen oder Ablehnen durch die Leitung
Besetzung als Lämpchen: grün besetzt, gelb Anfrage, blau gefragt, rot blinkend = hier fehlt jemand
Woche zum Einbuchen öffnen – das Team wird benachrichtigt
03
Anfragen und Lieblingsbesetzung
Fragen Sie gezielt nach. GastroPlan zeigt, wer Zeit hat, wer noch nichts angegeben hat und wer nicht kann.
„Kannst du arbeiten?“ – Antwort mit Ja oder Nein, in der App oder direkt im Chat
Lieblingsbesetzung je Wochentag, Zeitfenster und Bereich – mit einem Tipp alle anfragen
Keine Antwort? Sie werden erinnert und können mit einem Tipp jemand anderen fragen
Die erste Zusage bekommt den Platz, alle anderen erfahren es sofort
04
Ausfall, Tausch und Erinnerungen
Sagt jemand ab, beginnt die Ersatzsuche sofort. Die Schicht bleibt besetzt, bis Ersatz zugesagt hat.
„Ich kann doch nicht“ → Kandidatenliste für die Leitung, „Alle fragen“ mit einem Tipp
Schicht abgeben oder tauschen – mit Zusage im Team und Freigabe der Leitung
Bestätigen mit Frist für direkt eingeteilte Schichten
Erinnerungen: „Morgen arbeitest du …“, „Heute um 17 Uhr“, „Bitte einstempeln“
Mitteilungen ans Team mit Lesebestätigung – Sie sehen, wer noch nicht gelesen hat
05
Zeiterfassung
Kommen, Pause, Gehen – am eigenen Handy oder am Tablet im Betrieb. Die Aufzeichnung nach § 17 Mindestlohngesetz entsteht dabei nebenbei.
Stempeln am Handy, auch ohne Netz – die Zeiten werden nachgereicht
Tablet als Stempeluhr mit persönlicher PIN, für alle ohne Smartphone
Pausen werden beim Gehen abgefragt, nicht pauschal abgezogen
Früher angefangen? Mit Freigabe der Leitung
Korrekturen nur mit Grund – alter und neuer Wert bleiben nachvollziehbar
Anwesenheit auf einen Blick: wer ist da, wer fehlt noch
06
Urlaub und Abwesenheit
Urlaub beantragen und genehmigen ohne Zettel – mit Urlaubskonto, Sperrzeiten und direkter Wirkung auf den Dienstplan.
Antrag am Handy, Genehmigung mit einem Tipp
Urlaubskonto mit Übertrag und anteiligem Jahresanspruch
Urlaubssperren, zum Beispiel an Silvester oder in der Hauptsaison
Krankmeldung ohne Diagnose – betroffene Schichten gehen direkt in die Ersatzsuche
Wer abwesend ist, kann an dem Tag nicht eingeteilt werden
07
Monatsabschluss und Lohnbüro
Am Monatsende bestätigt jede Person ihre Stunden. Sie prüfen, geben frei und schicken den Export an Ihr Lohnbüro.
„Mein Monat“: Stunden ansehen und bestätigen oder beanstanden
Prüfpunkte vor der Freigabe: fehlende Stempel, Pausen, Überschneidungen
Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag nach § 3b EStG, Feiertage je Bundesland
Freigabe mit Versionen – spätere Korrekturen ergeben einen nachvollziehbaren Folgeexport
Stundenzettel als PDF, Export für das Lohnbüro, Prüfpfad für eine Zollprüfung
Das Exportformat stimmen wir mit Ihrem Lohnbüro ab
08
Checklisten und HACCP
Listen zum Schichtbeginn und Schichtende – abgehakt am Handy, mit Name und Uhrzeit. Messwerte und Maßnahmen ergeben den Nachweis für die Lebensmittelkontrolle.
Listen je Bereich, für die erste oder letzte Schicht des Tages oder für jede Schicht
Messwerte wie Kühlschrank- und Tiefkühltemperatur mit Grenzwerten
Abweichung? Ohne Maßnahme wird nichts gespeichert – und die Leitung wird informiert
Überfällige Listen leuchten rot, die Leitung zeichnet ab
Der Nachweis bleibt, wie er war – auch wenn eine Liste später geändert wird
09
Nachweise und Fristen
Was im Personalordner abläuft, zeigt GastroPlan rechtzeitig an – und der Dienstplan weiß es auch.
Bescheinigung nach Infektionsschutzgesetz und Folgebelehrung alle zwei Jahre
Hygieneschulung im Takt Ihres Betriebs
Aufenthaltstitel, Probezeit und Befristung mit Ablaufdatum
Ampel je Person, Eintragen für mehrere auf einmal
Der Dienstplan warnt, wenn ein Nachweis fehlt oder abgelaufen ist
10
Zugang und Benachrichtigung
Kein App-Store, keine Schulung: Jede Person bekommt einen Einladungslink und ist in einer Minute startklar.
Einladung per Link, QR-Code oder WhatsApp
Im Browser als App auf dem Startbildschirm – oder in Telegram
Eigene Kanäle für Team und Leitung: Anfragen annehmen und ablehnen direkt im Chat
Alles für die Bedienung am Handy gebaut – auch für die Leitung
Pilotbetriebe gesucht
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Wir richten GastroPlan mit Ihnen ein, übernehmen Ihre Schichtzeiten und begleiten die ersten Wochen persönlich. Ihre Rückmeldung fließt direkt in die Entwicklung.